Natalia Seguí, especialista en gestión de proyectos y fundadora de la consultora “Planeando Voy”, decidió implementar un método propio para centralizar “todo lo importante de su vida” en un solo lugar. La profesional tomó esta decisión tras enfrentarse a múltiples pendientes, entre ellos viajar a Brasil por trabajo, organizar la semana de sus hijos, revisar correos urgentes y preparar una presentación para una reunión clave.
La semana comenzó con una sobrecarga de tareas y, en su casa y oficina, Natalia encontró documentos vencidos y listas antiguas que aumentaron su sensación de saturación. Para superar el caos, desarrolló un método basado en cinco pasos: crear un “Centro de Operaciones”, definir rutinas diarias o semanales, ejecutar los procesos planificados, establecer objetivos claros e implementar técnicas de productividad.
Según ella y el consultor psicológico Alejandro Czerwacki, este enfoque no solo organiza el tiempo, sino que también contribuye a mejorar la salud mental y enfocar la energía en lo que realmente importa.
Según Czerwacki, vivimos en “la tiranía del tiempo”. “Nunca alcanza y hay un cierto ‘deber ser’ de querer llegar a hacer todo y más, y estar en todos lados a la vez. Eso es insostenible y nunca parece suficiente”.
En esta línea, sostiene que en la cultura moderna existe un vínculo profundo entre la productividad y la velocidad, donde existe una creencia que establece que “para vivir mejor, hay que hacerlo más rápido”.
“También hay algo de evitación con esto de estar muy ocupado, a las corridas y quizás no querer preguntarse si estamos viviendo la vida que queremos”.
En este escenario, el especialista plantea que, además que realizar pausas conscientes y cuestionarse la propia autenticidad, es fundamental mantener algún tipo de organización que no atente contra nuestra salud mental y física.
“Hay que preguntarse qué es lo urgente y qué lo importante. También revisar los deseos, las verdaderas motivaciones y respetar el cómo vamos siendo, porque no somos los mismos siempre”, explicó Czerwacki.
“Hay que aceptar las transformaciones silenciosas que no son tan simples de detectar. No solo hay que ‘hacer’ sino ‘ser”, agregó el psicólogo.
Cómo ser más organizado sin frustración
Natalia contó que, con la experiencia que le dio su trabajo en gestión de proyectos, aprendió a organizar ciertos aspectos de su vida para así poder disfrutar de las cosas que realmente le importaban. “Lo más poderoso de todo esto no es que está todo ordenado. Es que tu energía se enfoca y tu tiempo empieza a rendir para que lo aproveches en lo que más te guste. Incluso si no sos naturalmente ordenado”, explicó.
El método que practica Natalia se basa en cinco simples pasos:
- Armar un “Centro de Operaciones”: el cual debe incluir una agenda personal, documentos importantes, lecturas, entre otros. La misma puede estar plasmada en papel o en digital.
- Definir una rutina: puede ser diaria, semanal, mensual o anual. Esto puede ayudar a realizar acciones en automático sin tener que pensarlas cada día.
- Empezar a realizar los procesos de tu rutina: la idea es poder darles tiempo a aquellas acciones importantes que nos acercan a nuestros objetivos o nos dan felicidad.
- Definir objetivos: ¿Para qué hago lo que hago cada día? Esta es la pregunta que puede ayudar a dar el primer paso.
- Implementar técnicas de productividad: recién en esta instancia, se pueden aplicar esas que aparecen en las redes como recetas mágicas pero que, usadas de forma aisladas, no sirven.
En esta línea, el especialista Czerwacki también sugiere llevar una agenda en papel o una pizarra tanto para lo laboral como para lo recreativo y lo vincular. “Así podés asignar cuánto tiempo se le destina a cada actividad y poner un límite al trabajo sinfin y poder realizar actividades deportivas o artísticas, que nos hacen bien, así como descansar”, explicó.
A su vez, recomienda segmentar franjas horarias y tildar las actividades una vez finalizadas. “Esto cognitivamente nos alivia al ir dejando atrás lo realizado. Detenernos puede recrearnos y darnos más energía para trabajar”, sumó.
En esta línea, Seguí explicó que el primer paso en esta búsqueda es “tomar la decisión de querer hacerlo y empezar a aprender”. “Muchos se quedan en la excusa de no tener tiempo y por eso no toman acción. Lo segundo es aprender un método integral como, por ejemplo, empezar armando el plan de cada día y recién después incorporar un plan semanal”, detalló.
Por su parte, Czerwacki también recomendó, luego de la rutina, insertar en algún momento del día una pausa atenta y consciente.
“Quedarse quietos unos minutos observando un lindo paisaje o imaginándolo con los ojos cerrados, llevando nuestra respiración lenta a diferentes partes de nuestro cuerpo para que la vorágine por hacer pueda detenerse. Esto forma parte del ‘kit de supervivencia’ que no puede faltar en esta especie de jungla que es vivir en una gran ciudad”, argumentó el especialista.
Herramientas recomendadas para la organización personal
En el ámbito laboral y personal, existen varias herramientas digitales que pueden ayudar a “ordenar el caos”.
- Google Calendar: es ideal para planificar jornadas y no olvidar compromisos. Permite crear eventos con recordatorios, compartir agendas y visualizar tu tiempo en formato diario, semanal o mensual.
- Notion: una plataforma versátil para centralizar proyectos, notas, documentos y listas en un solo espacio. Funciona como un “cuaderno digital” personalizable, con plantillas para objetivos, hábitos y seguimiento de tareas.
- Trello: basado en tableros y tarjetas tipo “post it”, facilita el seguimiento visual de proyectos. Además, permite organizar tareas por etapas y asignarlas a distintas personas, ideal para equipos o para gestionar grandes objetivos personales.
- Todoist: lista de tareas inteligente que prioriza y organiza lo pendiente. Su sistema de etiquetas y filtros ayuda a separar lo urgente de lo importante y a mantener foco en los objetivos del día.
- Money Manager: pensada para el control de finanzas personales, permite registrar ingresos, gastos y presupuestos de forma clara, lo cual ayuda a tomar decisiones más conscientes y organizadas sobre el uso del dinero.
- Dommus: aplicación para la gestión del hogar, desde compras hasta calendarios familiares. Es útil para coordinar tareas compartidas y evitar olvidos en la vida cotidiana.
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